Partnereink felvételéről, kezeléséről már volt szó korábban, a Hívások menü, Partnerek opció alatt találjuk.

Gyakran előfordul, főleg egy nagyobb szervezet esetén, hogy a szervezetnél dolgozó személyek több különböző projekttel foglalkoznak, sőt egy projektnek lehet akár több különböző szálon futó folyamata is. A projektek kezeléséhez és a különböző folyamatok összehangolásához nagy segítség lehet a Teams program csoportkezelő funkciója.

A Teams-en belül létrehozhatunk több csoportot is, ahova felvehetünk partnereket tagként. A csoportokon belül több ún. csatorna lehet, ahol az adott csoport tagjait oszthatjuk szét, például egy adott projekt egy csoport, a projekt különböző folyamatai pedig a csatornák.

A csoportok megtekintéséhez kattintsunk a bal oldali sávon a Csoportok gombra!

Itt láthatjuk az általunk létrehozott csoportokat és azokat, amelyeknek tagjai vagyunk. Minden csoportnak van egy alapértelmezett csatornája: Általános. Ezen kívül egyéb csatornákat is létrehozhatunk. A csoport nevére kattintva tudjuk ezeket megjeleníteni, illetve elrejteni.

Első lépésben nézzük meg, hogyan tudunk csoportokat létrehozni és tagokat hozzáadni.

Kattintsunk alul a Csatlakozás csoporthoz vagy csoport létrehozása hivatkozásra.

Ennek hatására az ablak jobb oldalán megjelenik a Csoport létrehozása gomb. Ha még nincs egyetlen csoportunk sem, akkor a Csoportok opciót választva a bal oldali menüsávban, automatikusan ez jelenik meg a jobb oldalon. Kattintsunk rá a gombra! Csoportot kétféleképpen is létrehozhatunk. Felhasználhatjuk Office 365 csoportjainkat is, ha van ilyen, de létrehozhatunk teljesen újat is. Maradjunk az utóbbinál.

Tehát a megjelenő panelen válasszuk az első opciót: Teljesen új csoport létrehozása.

Alapvetően 3 típusú csoportot tudunk létrehozni:

• Privát csoport: ezekhez a csoportokhoz csak engedéllyel lehet csatlakozni,
• Nyilvános csoport: a csatlakozáshoz nem szükséges engedély a szervezeten belüli személyeknek,
• Szervezeti szintű csoport: nem szükséges engedély a csatlakozáshoz, sőt az adott szervezetnél dolgozó összes személy automatikusan a csoport tagja lesz.

Első lépésben hozzunk létre egy Privát csoportot, tehát válasszuk az első típust!

A következő panelen adjunk nevet és leírást a csoportnak, majd kattintsunk a Létrehozás gombra!

A következő lépésben hozzáadhatjuk a tagokat a csoporthoz, de ezt utólag is megtehetjük. Ha a tagok hozzáadását későbbre halasztanánk, akkor a panel alján kattintsunk a Kihagyás gombra!

Ha a csoport létrehozásakor rögtön a tagokat is szeretnénk kijelölni, akkor kezdjük el begépelni a megfelelő személyek nevét a felső mezőbe. A program felkínálja a szervezeten belüli partnereket, innen választhatunk. Végül kattintsunk a Hozzáadás gombra, majd alul a Bezárás gombra!

A csoportunk megjelenik a bal oldali ablakrészen. A csoport neve melletti 3 pötty ikonra kattintva a csoportra vonatkozó menülistát hívhatjuk elő. Ha a tagokat utólag szeretnénk hozzáadni a csoporthoz, akkor válasszuk a Tag hozzáadása opciót!

A Csoport szerkesztése parancs segítségével módosíthatjuk az eredetileg megadott nevet, leírást és a csoport típusát.

Azt már korábban említettük, hogy a szervezeti szintű csoportoknak automatikusan mindenki tagja lesz, aki az adott szervezetnél dolgozik. Így ezek a csoportok rögtön megjelennek a bal oldali ablakrészen. A többi csoporthoz külön csatlakozni kell. Nézzük mi a helyzet akkor, ha csatlakozni szeretnénk egy olyan csoporthoz, amit nem mi hoztunk létre.

Ha az adott csoport tulajdonosa minket tagként felvesz, akkor nekünk nincs különösebb teendőnk. Kapunk egy értesítést a tagságról és a csoport is rögtön megjelenik a mi programablakunkban is.

A csoportba kerülésről a Teams Tevékenység részénél is olvashatunk, illetve e-mailt is kapunk róla.

A nyilvános csoportokhoz önállóan is csatlakozhatunk, de ezekre először rá kell keresnünk. Válasszuk alul a Csatlakozás csoporthoz vagy csoport létrehozása hivatkozást, gépeljük be a csoport nevét a jobb felső sarokban megjelenő keresőmezőbe és üssük le az Enter billentyűt!

A program felkínálja a begépelt szövegnek megfelelő nyilvános csoportokat. Ha a csoport fölé visszük a kurzort, akkor a Csatlakozás gombra kattintva beléphetünk a csoportba.

A csoportokat láthatjuk a Teams ablakának bal oldalán is, de az alsó Csoportok kezelése (fogaskerék) ikonra kattintva a jobb oldalon is kilistázhatjuk őket. Ebben a nézetben megjelennek a csoportok legfontosabb tulajdonságai.

Látjuk a csoportok nevét, leírását, a tagság típusát (tulajdonosok vagyunk-e vagy tagok), a tagok számát és a csoportok típusát. A kis szem ikonnal elrejthetjük, illetve megjeleníthetjük az adott csoportot. Ennek hatására a bal oldalon a rejtett csoportok alulra kerülnek külön a többitől. (Ha a szem ikon nem látszik, akkor növeljük meg az ablak szélességét.)

Ugyanezeket a lehetőségeket a bal oldali listában is elérhetjük a csoport neve melletti ikonra kattintva.

A lista végén szereplő 3 pötty ikonra kattintva a csoportokra vonatkozó műveleteket jeleníthetjük meg. Ezek különbözhetnek attól függően, hogy egy csoportnak tulajdonosai vagyunk-e vagy csak tagjai.

Az adott csoport menüjéből válasszuk ki a Csoport kezelése opciót! Ha a csoportnak tulajdonosai vagyunk, akkor a csoport beállításai fölött teljes körű jogosultságunk van. 

A jobb oldali ablakrészen az adott csoportra vonatkozó beállítási lehetőségeket látjuk. A felső sávban a fülekre kattintva tudunk váltani az egyes opciók között. Elsőként a Tagokat látjuk szerepkörrel együtt. Felül jelenek meg a tulajdonosok, lejjebb pedig a vendégek, illetve tagok. Egy sima tagból bármikor tulajdonost csinálhatunk, egyszerűen használjuk a Szerepkörnél található lenyíló listát! (Persze ezt csak tulajdonosként tehetjük meg.)

Ha egy tagnak megváltozik a szerepköre, arról azonnal értesítést kap a Teams-ben. A csoportra vonatkozó részletes beállítási lehetőségeket a Beállítások fül alatt találjuk. Itt szabályozhatjuk a csoportra vonatkozó engedélyeket, illetve beállíthatunk képet is a csoportnak.

Kezelhetjük a csoport csatornáit (erről majd később lesz szó), hozzáadhatunk alkalmazásokat a csoporthoz, illetve figyelhetjük a csoport aktivitását is az Elemzések fül alatt.

A szerepkör után található ikon segítségével távolíthatjuk el a tagokat a csoportból.

Az adott csoporthoz tartozó menü segítségével egyéb műveleteket is végezhetünk. Például kiléphetünk a csoportból, archiválhatjuk, törölhetjük a csoportot.

Törlés esetén a program mindig megerősítést kér. A tényleges törléshez ki kell pipálnunk a megjelenő panelen a Tisztában vagyok azzal, hogy minden törölve lesz opciót.

Azt már korábban is említettük, hogy csoportok legfőbb célja az, hogy a közös projekten dolgozó személyek könnyebben tudjanak kommunikálni egymással. Ez a kommunikáció ún. csatornákon keresztül történik. Minden csoportnak van egy alapértelmezett csatornája Általános néven. Ha ezt a csatornát használjuk a kommunikációra, akkor az információ a csoport összes tagjához eljut.

Az adott csoport nevére kattintva tudjuk megjeleníteni, illetve elrejteni az adott csoport csatornáit. Ha a teljes csoporttal kommunikálni szeretnénk, akkor jelöljük ki az Általános csatornát (vagy magát a csoportot).

A jobb oldali ablakrészen tudunk üzenetet küldeni, értekezletet szervezni, közös fájlokon dolgozni. Az ablak felső részén jelenik meg a csatorna neve, előtte láthatjuk, hogy melyik csoport csatornájáról van szó. Mellette jelennek meg a Bejegyzések, itt tulajdonképpen a csatornán keresztül történő beszélgetéseket, értekezleteket látjuk. A Fájlok lapon a csatorna közös fájljait nézhetjük meg, a Wiki lap segítségével pedig lejegyzetelhetjük a fontosabb dolgokat. Ezek látszódnak alapértelmezésként az ablak felső részén. A plusz jel segítségével egyéb lapokat is hozzáadhatunk a csatornához, erről még később lesz szó.

A csoport alapértelmezett (Általános) csatornáján kívül további csatornákat is létrehozhatunk. Hívjuk elő az adott csoporthoz tartozó menülistát és válasszuk a Csatorna hozzáadása opciót!

A megjelenő panelen adjuk meg a csatorna nevét és leírását! Alul a Hozzáférés listában a csatorna típusát állíthatjuk be:

• Normál csatorna: a csoportban szereplő összes tag számára elérhető,
• Privát csatorna: csak azok a tagok érik el, akiket a csatorna létrehozója beállít.

Ha készen vagyunk, akkor kattintsunk a Tovább gombra!

Normál típus esetén a csatorna azonnal létrejön, privát csatorna esetén a következő lépésben a tagokat is hozzáadhatjuk. Ez nem kötelező, ha későbbre halasztanánk, akkor használjuk a Kihagyás gombot.

A létrehozott csatornák az adott csoport alatt jelennek meg. A privát csatornák mellett egy kis lakat ikont láthatunk. Ezeket a csatornákat utólag is szerkeszthetjük. Kattintsunk a csatorna neve melletti 3 pötty gombra!

A megjelenő menülista segítségével törölhetjük a csatornát, illetve kiléphetünk belőle. Törlés esetén a program megerősítést kér. A csatorna szerkesztése opcióval módosíthatjuk a csatorna nevét és leírását. A Tagok hozzáadása parancs segítségével a szokásos módon vehetjük fel a csatorna tagjait.

A Csatorna kezelése opcióra kattintva a jobb oldalon megjelennek a csatornára vonatkozó beállítások (hasonlóan, mint a csoportok esetén). Láthatjuk a csatorna tagjait, a Beállítások fülön az engedélyeket és egyéb beállításokat, az Elemzések fülön pedig a csatorna aktivitását, illetve a hozzárendelt alkalmazásokat.

A jobb oldalon megjelenő lehetőségek különbözhetnek attól függően, hogy normál vagy privát csoportról van-e szó.

A számunkra fontos csatornákat a menü Rögzítés parancsával az ablak tetején jeleníthetjük meg. Azokat pedig, amelyekre ritkán van szükségünk az Elrejtés opcióval félre tehetjük. Ilyenkor létrejön a csoport alatt egy rejtett csatorna nevű kategória, ahol ezeket a csatornákat megtaláljuk és újból megjeleníthetjük.